WeddingPlanner Rotterdam

 06-18845730    Ma - za 09 AM - 17 PM 

Tips voor het ontvangen van een goede offerte voor jullie trouwdag

Locaties tips voor het ontvangen van een goede offerte


Je locatie is een van de meest bepalende en duurste onderdelen van je trouwdag. Je kunt er voor kiezen om meerdere locaties te hebben, voor de huwelijksvoltrekking, voor de receptie, voor het diner en feest. Maar vaak is het makkelijker om alles op één plek te houden. Dat scheelt je reistijd op je trouwdag maar het scheelt ook in kosten. In Rotterdam kun je overal trouwen en op vrijwel elk tijdstip. Is jouw locatie nog geen officieel huis der gemeente? Dan kunnen ze dit aanvragen bij het gemeentehuis.

Maar goed, ik ga er nu even vanuit dat alles op één locatie is. Jouw droomplek voor jullie bruiloft. Je hebt de trouwlocatie gegoogeld, je hebt de plek bezocht en gesproken met de partymanager en nu wacht je op de offerte. Aan de partymanager heb je doorgegeven wat je er ongeveer aan uit wil geven, hoeveel mensen jullie verwachten en wat je dromen zijn.


Wat moet er allemaal in de offerte zitten zodat je weet waar je aan toe bent?



•de gegevens van de locatie en jullie gegevens
•datum van de offerte;
•offertenummer;
•samenvatting van de werkzaamheden;
•tarief of prijs;
•geldigheidsduur van de offerte;
•een verwijzing naar de algemene voorwaarden.

Dat zijn de basis ingrediënten voor een offerte. De gegevens van de locatie is van belang, ook als zij bijvoorbeeld meerdere locaties hebben. De datum waarop de offerte is gemaakt. Een offertenummer is om het makkelijker terug te vinden bij de locatie als je belt met een vraag over jouw offerte en iemand anders aan de lijn krijgt. Bij bruiloften moet de datum van jullie huwelijksvoltrekking ook vermeld staan.

De samenvatting van de werkzaamheden, daar ga ik zo uitgebreider op in. Het tarief of de prijs. De geldigheidsduur is ook belangrijk, zo weet zowel de locatiemanager als jullie tot wanneer jullie tijd hebben om hier over na te denken. Wat een redelijke termijn is, is afhankelijk van hoe lang van tevoren jullie een offerte aanvragen en voor welke periode. Als je kort van tevoren in een populaire maand een offerte aanvraagt, dan zal de termijn korter zijn dan lang van tevoren in een rustige maand. Zelf houd ik 14 dagen aan. Dat is een redelijke termijn. En de algemene voorwaarden van de locatie, die moeten erbij ingesloten zijn of makkelijk te vinden op de website. Dan moet er een verwijzing met een link bij zitten.



De samenvatting van de werkzaamheden


Hierin staat wat jullie besproken hebben tijdens het eerste gesprek. Ik ga in dit voorbeeld uit van een trouwdag die in één locatie is met een huwelijksvoltrekking, receptie, diner en feest met verschillende aantallen van gasten op verschillende plekken in de locatie.

Het is dan heel fijn als in de offerte van de trouwlocatie de volgende punten staan:

Huwelijksvoltrekking/trouwceremonie
oplek van de huwelijksvoltrekking + tijdstip (als dat al bekend is)
okosten voor de huwelijksvoltrekking vanuit de locatie. Let op de kosten voor de gemeente gaan via de gemeente en niet via de locatie; die worden apart berekend.
oInschatting van het bloemwerk voor de aankleding van de trouwceremonie
oTijdsduur van de trouwceremonie
oOmbouwtijd die nodig is van ceremonie naar receptie; tenzij je verplaatst naar een andere ruimte
oKosten voor eventuele inhuur van stoelen voor de trouwceremonie
oKosten van de geluidsapparatuur voor de trouwceremonie


Receptie


oDe plek van de receptie
oKosten voor het aantal drankjes of welk pakket je hebt afgesproken of de locatie adviseert
oEventuele kosten voor inhuur meubilair als statafels, aankleding
oHapjes, welke hapjes en hoeveel per persoon
oGebruik van de geluidsinstallatie (of zit dit er standaard bij in)
oTijdsduur van de receptie
oKurkengeld als je je eigen wijn of champagne meeneemt, tussen de € 8,00-€ 12,50 per fles (!)
oAls je je eigen taart meeneemt en niet via de locatie regelt dan komt er een bedrag bij voor het lenen van de gebaksbordjes en vorkjes en het uitserveren van de taart. Dit bedrag is per persoon.


Diner/ buffet


oDe plek van het diner
oEen eerste opgave van het diner en de kosten per persoon. Is het een buffet of een uitgeserveerd diner. Suggesties voor het eten in allerlei vormen met prijzen.
oEventueel aanvullende kosten voor het huren van tafels, stoelen, linnengoed. Dit zijn kosten als je specifieke tafels wil. Niet elke locatie heeft bijvoorbeeld ronde tafels en dit moet dan apart ingehuurd worden. Deze kosten worden doorberekend naar jou als klant.
oDrankjes en eventuele wijnarrangementen.
oHet is fijn als ze ook een menu regelen voor al je trouwpersoneel (fotograaf, weddingplanner, professionele ceremoniemeester, videograaf). Hier wordt een apart bedrag voor berekend. Dit staat vaak niet in een eerste offerte maar zijn wel kosten die je mee moet nemen.
oTijdsduur van het diner.
oBloemen op tafel. Vaak heeft een locatie standaard bloemetjes op tafel, als je dit uitgebreider wil, dan kan dat maar er hangt een kostenplaatje aan. Hier worden meestal geen kosten voor in rekening gebracht als je zelf bloemen meeneemt.
oIk vind het altijd wel handig om te weten tot hoeveel gasten er kunnen zitten bij een uitgeserveerd diner.


Feest


oPlek van het feest.
oMaximale aantal gasten voor het feest
oDrankarrangement of inschatting van het aantal drankjes tijdens het feest; voorstellen voor verschillende arrangementen
oVoorstel voor hapjes tijdens het feest
oGeluidsinstallatie, zelf inhuren of aanwezig
oAankleding van de ruimte
oTijdsduur van het feest, tot hoe laat mag het duren?
oWat mag je zelf aanbrengen van decoratie?
oZijn er geluidsbeperkingen?

Wat er in de basisprijs moet staan, zijn de huurkosten van de locatie en de minimale omzet die de locatie rekent. Persoonlijk vind ik het prettig als de kosten gespecificeerd zijn, dat je precies weet wàt ze wáár voor rekenen. Maar als de partymanager een vaste prijs afspreekt die heel gunstig is, dan zou je dat ook kunnen doen. In de algemene voorwaarden staan de betalingsvoorwaarden.

Het is, zeker in deze tijden, ook handig om af te spreken tot wanneer je met het aantal gasten mag schuiven. Zak je enorm met het aantal gasten, dan is het handig om dit vrij snel te communiceren en niet te wachten tot een paar dagen van tevoren. De partymanager heeft zijn personeel dan allang opgeroepen en vaak al bestellingen voorbereid.

De offerte moet best wel wat dingen in zich hebben. Heb je veel maatwerk, dan is het mogelijk dat het wat langer duurt voor de offerte binnen is. Een week voor een offerte vind ik persoonlijk wel erg lang maar ik ben ze tegen gekomen die er zo lang over doen. Mijn advies is om dan een mailtje te sturen of te bellen om te vragen waar de offerte blijft. Dan kunnen ze precies aangeven waar ze nog mee bezig zijn en wat er nog moet gebeuren voordat de offerte in jouw mailbox ploft. Want de meeste trouwlocaties hebben vaker bruiloften georganiseerd en kunnen prima inschatten wat iets kost.

Als je de offerte hebt ontvangen, dan geef je aan bij de locatie dat je hem binnen hebt en dat jullie er naar gaan kijken. Leg je budget er goed naast zodat je meteen ziet of het past binnen je budget. Als je akkoord gaat, dan maak je nog een afspraak bij de locatie om de offerte door te nemen en dan kun je akkoord gaan. De partymanager zal je dan uitleggen wat de vervolgstappen zijn, denk aan de betalingen en verdere afspraken. Wil je meer weten over het opvragen van offertes of ben je geinteresseerd in een orienterend gesprek met mij als weddingplanner? Je bent van harte welkom om online een afspraak te maken zodat we jullie ideeën en wensen door kunnen nemen. Want als weddingplanner kan ik dit soort aanvragen voor jullie overnemen en met mijn jarenlange ervaring goed kijken naar de offertes die ik aanvraag.














Tips voor het ontvangen van een goede offerte voor jullie trouwdag

Locaties tips voor het ontvangen van een goede offerte


Je locatie is een van de meest bepalende en duurste onderdelen van je trouwdag. Je kunt er voor kiezen om meerdere locaties te hebben, voor de huwelijksvoltrekking, voor de receptie, voor het diner en feest. Maar vaak is het makkelijker om alles op één plek te houden. Dat scheelt je reistijd op je trouwdag maar het scheelt ook in kosten. In Rotterdam kun je overal trouwen en op vrijwel elk tijdstip. Is jouw locatie nog geen officieel huis der gemeente? Dan kunnen ze dit aanvragen bij het gemeentehuis.

Maar goed, ik ga er nu even vanuit dat alles op één locatie is. Jouw droomplek voor jullie bruiloft. Je hebt de trouwlocatie gegoogeld, je hebt de plek bezocht en gesproken met de partymanager en nu wacht je op de offerte. Aan de partymanager heb je doorgegeven wat je er ongeveer aan uit wil geven, hoeveel mensen jullie verwachten en wat je dromen zijn.


Wat moet er allemaal in de offerte zitten zodat je weet waar je aan toe bent?



•de gegevens van de locatie en jullie gegevens
•datum van de offerte;
•offertenummer;
•samenvatting van de werkzaamheden;
•tarief of prijs;
•geldigheidsduur van de offerte;
•een verwijzing naar de algemene voorwaarden.

Dat zijn de basis ingrediënten voor een offerte. De gegevens van de locatie is van belang, ook als zij bijvoorbeeld meerdere locaties hebben. De datum waarop de offerte is gemaakt. Een offertenummer is om het makkelijker terug te vinden bij de locatie als je belt met een vraag over jouw offerte en iemand anders aan de lijn krijgt. Bij bruiloften moet de datum van jullie huwelijksvoltrekking ook vermeld staan.

De samenvatting van de werkzaamheden, daar ga ik zo uitgebreider op in. Het tarief of de prijs. De geldigheidsduur is ook belangrijk, zo weet zowel de locatiemanager als jullie tot wanneer jullie tijd hebben om hier over na te denken. Wat een redelijke termijn is, is afhankelijk van hoe lang van tevoren jullie een offerte aanvragen en voor welke periode. Als je kort van tevoren in een populaire maand een offerte aanvraagt, dan zal de termijn korter zijn dan lang van tevoren in een rustige maand. Zelf houd ik 14 dagen aan. Dat is een redelijke termijn. En de algemene voorwaarden van de locatie, die moeten erbij ingesloten zijn of makkelijk te vinden op de website. Dan moet er een verwijzing met een link bij zitten.



De samenvatting van de werkzaamheden


Hierin staat wat jullie besproken hebben tijdens het eerste gesprek. Ik ga in dit voorbeeld uit van een trouwdag die in één locatie is met een huwelijksvoltrekking, receptie, diner en feest met verschillende aantallen van gasten op verschillende plekken in de locatie.

Het is dan heel fijn als in de offerte van de trouwlocatie de volgende punten staan:

Huwelijksvoltrekking/trouwceremonie
oplek van de huwelijksvoltrekking + tijdstip (als dat al bekend is)
okosten voor de huwelijksvoltrekking vanuit de locatie. Let op de kosten voor de gemeente gaan via de gemeente en niet via de locatie; die worden apart berekend.
oInschatting van het bloemwerk voor de aankleding van de trouwceremonie
oTijdsduur van de trouwceremonie
oOmbouwtijd die nodig is van ceremonie naar receptie; tenzij je verplaatst naar een andere ruimte
oKosten voor eventuele inhuur van stoelen voor de trouwceremonie
oKosten van de geluidsapparatuur voor de trouwceremonie


Receptie


oDe plek van de receptie
oKosten voor het aantal drankjes of welk pakket je hebt afgesproken of de locatie adviseert
oEventuele kosten voor inhuur meubilair als statafels, aankleding
oHapjes, welke hapjes en hoeveel per persoon
oGebruik van de geluidsinstallatie (of zit dit er standaard bij in)
oTijdsduur van de receptie
oKurkengeld als je je eigen wijn of champagne meeneemt, tussen de € 8,00-€ 12,50 per fles (!)
oAls je je eigen taart meeneemt en niet via de locatie regelt dan komt er een bedrag bij voor het lenen van de gebaksbordjes en vorkjes en het uitserveren van de taart. Dit bedrag is per persoon.


Diner/ buffet


oDe plek van het diner
oEen eerste opgave van het diner en de kosten per persoon. Is het een buffet of een uitgeserveerd diner. Suggesties voor het eten in allerlei vormen met prijzen.
oEventueel aanvullende kosten voor het huren van tafels, stoelen, linnengoed. Dit zijn kosten als je specifieke tafels wil. Niet elke locatie heeft bijvoorbeeld ronde tafels en dit moet dan apart ingehuurd worden. Deze kosten worden doorberekend naar jou als klant.
oDrankjes en eventuele wijnarrangementen.
oHet is fijn als ze ook een menu regelen voor al je trouwpersoneel (fotograaf, weddingplanner, professionele ceremoniemeester, videograaf). Hier wordt een apart bedrag voor berekend. Dit staat vaak niet in een eerste offerte maar zijn wel kosten die je mee moet nemen.
oTijdsduur van het diner.
oBloemen op tafel. Vaak heeft een locatie standaard bloemetjes op tafel, als je dit uitgebreider wil, dan kan dat maar er hangt een kostenplaatje aan. Hier worden meestal geen kosten voor in rekening gebracht als je zelf bloemen meeneemt.
oIk vind het altijd wel handig om te weten tot hoeveel gasten er kunnen zitten bij een uitgeserveerd diner.


Feest


oPlek van het feest.
oMaximale aantal gasten voor het feest
oDrankarrangement of inschatting van het aantal drankjes tijdens het feest; voorstellen voor verschillende arrangementen
oVoorstel voor hapjes tijdens het feest
oGeluidsinstallatie, zelf inhuren of aanwezig
oAankleding van de ruimte
oTijdsduur van het feest, tot hoe laat mag het duren?
oWat mag je zelf aanbrengen van decoratie?
oZijn er geluidsbeperkingen?

Wat er in de basisprijs moet staan, zijn de huurkosten van de locatie en de minimale omzet die de locatie rekent. Persoonlijk vind ik het prettig als de kosten gespecificeerd zijn, dat je precies weet wàt ze wáár voor rekenen. Maar als de partymanager een vaste prijs afspreekt die heel gunstig is, dan zou je dat ook kunnen doen. In de algemene voorwaarden staan de betalingsvoorwaarden.

Het is, zeker in deze tijden, ook handig om af te spreken tot wanneer je met het aantal gasten mag schuiven. Zak je enorm met het aantal gasten, dan is het handig om dit vrij snel te communiceren en niet te wachten tot een paar dagen van tevoren. De partymanager heeft zijn personeel dan allang opgeroepen en vaak al bestellingen voorbereid.

De offerte moet best wel wat dingen in zich hebben. Heb je veel maatwerk, dan is het mogelijk dat het wat langer duurt voor de offerte binnen is. Een week voor een offerte vind ik persoonlijk wel erg lang maar ik ben ze tegen gekomen die er zo lang over doen. Mijn advies is om dan een mailtje te sturen of te bellen om te vragen waar de offerte blijft. Dan kunnen ze precies aangeven waar ze nog mee bezig zijn en wat er nog moet gebeuren voordat de offerte in jouw mailbox ploft. Want de meeste trouwlocaties hebben vaker bruiloften georganiseerd en kunnen prima inschatten wat iets kost.

Als je de offerte hebt ontvangen, dan geef je aan bij de locatie dat je hem binnen hebt en dat jullie er naar gaan kijken. Leg je budget er goed naast zodat je meteen ziet of het past binnen je budget. Als je akkoord gaat, dan maak je nog een afspraak bij de locatie om de offerte door te nemen en dan kun je akkoord gaan. De partymanager zal je dan uitleggen wat de vervolgstappen zijn, denk aan de betalingen en verdere afspraken. Wil je meer weten over het opvragen van offertes of ben je geinteresseerd in een orienterend gesprek met mij als weddingplanner? Je bent van harte welkom om online een afspraak te maken zodat we jullie ideeën en wensen door kunnen nemen. Want als weddingplanner kan ik dit soort aanvragen voor jullie overnemen en met mijn jarenlange ervaring goed kijken naar de offertes die ik aanvraag.